Nous savons que parfois il faut annuler une inscription ou bien un paiement à cause de certaines raisons qui échappent au participant. Ces normes sont faites pour protéger celui-ci et les organisateurs du Congrès, dans le cas que ce fait se produise.
1. Il faut toujours faire l’annulation par écrit au Secrétariat du Congrès
2. L’annulation ne se considèrera pas « confirmée » jusqu’à ce que vous ayez reçu une confirmation de l’Equipe administrative du Congrès.
3. Si vous annulez avant le 1 février 2008, vous recevrez le 100% du coût de l’inscription. (Nous décompterons tous les coûts de la banque dus au virement).
4. Si vous devez annuler l’inscription le 1er Février du 2008 ou après cette date, mais avant le 1 avril, on vous retournera un 80% du coût (Nous décompterons tous les coûts de la banque dus au virement).
5. Si vous devez annuler l’inscription le 11 avril 2008 ou après, le coût de cette inscription ne sera pas rendu.
6. Dans le cas où vous devez annuler parce que le consulat ou l’ambassade vous nient un visa d’entrée, vous recevrez le 100% du coût de ce que vous avez dépensé, si:
a. Vous présentez le document écrit de renonce de l’ambassade ou du consulat (à envoyer par fax ou scanné).
b. Vous présentez ce document de renonce aux organisateurs du congrès, pas plus tard du 30 avril 2008.
7. Des délégués alternes sont acceptés.
8. Les paiements réalisés avec une carte de crédit seront retournés au numéro de compte de la carte utilisée. On ne rendra pas l’argent à travers Western Union ou d’autres voies de virement.
9. Les paiements réalisés à travers un virement bancaire seront retournés au même compte bancaire. On ne rendra pas l’argent à travers Western Union ou à travers d’autres comptes bancaires.
10. Dû à la haute incidence de tentative de fraude dans les années précédentes, les paiements réalisés du Nigéria, de Ghana et du Sénégal seront acceptés uniquement par virement bancaire. N’importe quel essai de payer avec une carte de crédit, sera refusé par le système de paiement d’inscription. 
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