يجب أن يتسجل جميع المشاركين للمؤتمر باستخدام نظام التسجيل عبر الإنترنت. ويتم الإعلان عن فئات رسوم المؤتمر، إضافة إلى المهل النهائية المناسبة للتسديدعلى الموقع الإلكتروني للمؤتمر وعلى نظام التسجيل عبر الإنترنت. وسيتم تأكيد التسجيل فقط عند استلام المبلغ بالكامل. ومع مراعاة توفر المقاعد، يمكن إكمال التسجيل في المؤتمر شخصيًا خلال الحدث نفسه وسيتم فرض "السعر المتأخر" كرسم للمشاركة .
للتأهل لرسوم "السعر المخفّض"، يجب أن تكون ضمن واحدة من الفئات التالية على الأقل:
· أن تعمل و/أو تعيش في بلدان ذات "دخل منخفض" و"دخل متوسط" لا تظهر على قائمة البنك الدولي لبلدان الدخل العالي؛
· أن تكون مسجلاً كطالب بدوام كامل في جامعة أو كلية معترف بها، خلال وقت التسجيل والمؤتمر على حد سواء (قد يُطلب إثبات تعريف الطالب)؛
· أن لا تتقاضى أجرًا، بما في ذلك العاملين كمتطوعين لصالح منظمات تُعنى بمستخدمي المخدرات وموفري الخدمات (قد يُطلب إثبات حالة).
· يرجى العلم أن الرسوم المخفّضة تُطبّق بشكل كامل وفق تقدير الجهات المنظمة للمؤتمر.
يتضمن تسديد رسم المشاركة:
· حضور كل الحلقات خلال أيام المؤتمر الخمسة
· حقيبة تتضمن مستندات ومواد المؤتمر عند الوصول إلى الحدث؛
· الإذن بالدخول إلى منطقة المعرض والتشبيك طوال أوقات الحدث؛
· القهوة الصباحية والغداء وشاي بعد الظهر من الاثنين 4 إلى الخميس 7 نيسان/أبريل؛
· مقهى إنترنت مجاني يمكّنك من استلام رسائل البريد الإلكتروني الهامة والمراسلات الأخرى؛
· دعوة إلى حفل الاستقبال (مشروبات ووجبات خفيفة) يتم في المقر، عشية الأحد 3 نيسان/أبريل؛
· دعوة إلى حفل جوائز الجمعية العالمية للحدّ من المخاطر(Harm Reduction International) وحفلة المؤتمر، التي ستنعقد عشية الأربعاء 6 نيسان/أبريل، والتي يُقدم خلالها مشروب إضافي ومقبلات.
يرجى أخذ العلم أن رسوم المشاركين لا تتضمن أي تكاليف سفر وإقامة وهي تكاليف يجب تأمينها وتسديدها مباشرة من قبل المشاركين.
إيصال التأكيد / الدفع
سيتم إرسال "إيصال تأكيد / دفع" عبر البريد الإلكتروني بعد استلام الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) نموذج تسجيل معبأ بالكامل ورسم التسجيل المناسب بالكامل. وسيُطلب من المشاركين تقديم "إيصال التأكيد / الدفع" هذا عند مكتب تسجيل الوصول في المؤتمر كإثبات على التسجيل وتسديد الرسم.
طرق التسديد
يجب تسديد رسوم التسجيل بالدولار الأميركي ($). وسيتم فرض رسوم على الدفعات المسددة بعملات أخرى وفق السعر السائد المعلن عنه على نظام التسجيل يوم اكتمال الدفعة. وعند التسديد بواسطة حوالة مصرفية، يجب أن يدفع المرسل مسبقًا جميع الرسوم المصرفية وتكاليف حوالة الأموال. يرجى الإشارة إلى رقم تسجيل المشاركة الخاص بك واسمك كمرجع على كافة الحوالات المصرفية والمراسلات.
تغيير اسم التسجيل
إذا تعذر على أحد المشاركين الحضور، يمكن حضور مشارك بديل عنه. لكن على البديل إبلاغ المنظمين عبر البريد الإلكتروني قبل 15 آذار/مارس 2011 وجلب الإيصال الذي يؤكد دفع رسم المشارك المناسب عن الأصلي لتقديمه عند مكتب تسجيل الوصول في المؤتمر.
سياسة الإلغاء
يجب تحرير إشعار الإلغاء كتابيًا وإرساله إلى الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) عبر البريد الإلكتروني. ويجب أن يتضمن الإشعار كل المعلومات ذات الصلة بشأن الحساب المصرفي الذي يمكن إعادة المال إليه.
· إذا تم استلام إشعار الإلغاء الكتابي قبل الساعة 1700 ت.غ. يوم الجمعة 18 شباط/فبراير 2011، سيُعاد 80% من رسم التسجيل.
· إذا تم استلام إشعار الإلغاء الكتابي قبل الساعة 1700 ت.غ. يوم الجمعة 5 آذار/مارس 2011، سيُعاد 50% من رسم التسجيل. ويؤسفنا إبلاغكم أنه لن تُعاد أي أموال عن الإلغاءات المستلمة بعد هذا التاريخ لكن يمكن حضور مشارك بديل (يرجى مراجعة القسم السابق للمزيد من التفاصيل).
لن يكون الإلغاء نافذًا حتى استلام إقرار كتابي بذلك من الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium).
في حالة التسديد المفرط أو المزدوج، يجب تقديم طلبات إعادة الأموال كتابيًا وإرسالها إلى الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) ، عبر البريد الإلكتروني، في مهلة أقصاها الساعة 1700 ت.غ. من يوم الجمعة 27 آيار/مايو 2011. وسيتم تسديد الأموال المعادة المتفق عليها بنفس طريقة المعاملة الأصلية. وبالنسبة إلى الدفعات الأصلية المسددة عبر حوالة مصرفية، يجب أن يشير إشعار الإلغاء إلى حساب مصرفي يمكن إعادة إرسال المال إليه. وسيتم حسم أي رسوم مصرفية متكبدة لإعادة الأموال من المبلغ المعاد.
لن يتم إعطاء أي ائتمان لعدم الحضور إلى الأحداث أو الوصول المتأخر أو الإنهاء المبكر للحضور.
إلغاء المؤتمر
في حال تعذر عقد المؤتمر أو تم تأجيله بسبب أحداث خارجة عن إرادة الجهة المنظمة للمؤتمر(Conference Consortium) (قوة قاهرة) أو بسبب أحداث لا تعود إلى نية خاطئة أو إهمال جسيم من الجهات المنظمة للمؤتمر، لا يمكن أن يحمّل المشاركون الجهات المنظمة للمؤتمر المسؤولية عن أي أضرار أو تكاليف أو خسائر متكبدة، مثل تكاليف النقل وتكاليف الإقامة والخسائر المالية، إلخ.
في ظل هذه الظروف، يحق للجهات المنظمة للمؤتمر إما الاحتفاظ برسم التسجيل الكامل واستخدامه لمؤتمر مستقبلي أو تعويض المشارك بعد حسم التكاليف المتكبدة أصلاً لتنظيم المؤتمر والتي يتعذر استردادها من طرف ثالث.
تعديل البرنامج
يحق للجهات المنظمة للمؤتمر تعديل البرنامج. وسيتم إبلاغ المندوبين بكل هذه التغييرات الضرورية أو أي منها بأسرع ما يمكن القيام بذلك عمليًا.
شارات المشاركين المفقودة
يجب ارتداء شارة المشارك الخاصة بالمؤتمر طوال فترة المشاركة. ولن يُمنح حق الوصول إلى منشآت المؤتمر بدونها. وفي حال فقد أحد المشاركون شارته أو أضاعها أو نسيها، سيتم فرض رسم معالجة بقيمة 50 دولارًا أميركيًا لاستبدالها بشارة جديدة. وبمجرد إصدار شارة مشاركة جديدة، تصبح الشارة المفقودة غير صالحة.
كتب الدعوة
سيتم إصدار "كتاب دعوة" فقط عند التسجيل الكامل للمشاركة بالمؤتمر. ولا يلزم "كتاب الدعوة" ماليًا الجهات المنظمة للمؤتمر بأي طريقة من الطرق. وتكون المصاريف كافة المتكبدة في ما يتعلق بحضور المؤتمر من مسؤولية المشاركة الوحيدة.
متطلبات التأشيرة
تقع مسؤولية التأكد من تقيّد المشارك بمتطلبات التأشيرة إلى لبنان لحضور المؤتمر عليه وحده. أما الذين يحتاجون إلى تأشيرة دخول عليهم منح الوقت الكافي لإجراءات الاستمارة. كما وأن عليهم الاتصال بأقرب سفارة أو قنصلية لبنانية لتحديد متطلبات استمارات التأشيرة والوقت المستغرق لإصدارها.
وفق تقدير الجهات المنظمة للمؤتمر، يجوز إعادة رسم التسجيل ناقصًا رسم معالجة بقيمة 100 دولار أميركي بعد المؤتمر إذا تم تقديم طلب تأشيرة في الوقت المناسب ويظهر الإثبات أنه لم يتم منح التأشيرة بالرغم من تقديم كل المستندات المطلوبة. ولا يمكن للجهات المنظمة للمؤتمر الاتصال مباشرة بالسفارات والقنصليات بالنيابة عن مقدمي طلبات التأشيرة.
حماية البيانات ومشاركة تفاصيل العناوين
تجمع الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) كل البيانات الشخصية وتخزنها لتحضير مؤتمر الحدّ من مخاطر استخدام المخدرات: 2011 وتنفيذه. ويتم ضمان حماية البيانات وفقًا لتشريع حماية البيانات ذات الصلة في المملكة المتحدة.
إضافة إلى ذلك، تشارك الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) دوريًا عناوين المشاركين مع أطراف ثالثة قد تستخدم هذه التفاصيل للاتصال بالمشاركين بشأن النشاطات الموجودة في المؤتمر أو اتصالات أخرى قد تكون مهمة. بالتالي يمكن تمرير البيانات إلى أطراف ثالثة ما لم يشر المشارك صراحة إلى خلاف ذلك على نموذج التسجيل.
المسؤولية
تُعتبر الجهات المنظمة للمؤتمر مسؤولة في إطار عمل واجب الرعاية وفقًا للأحكام القانونية. وتكون مسؤولية الجهات المنظمة للمؤتمر – لأي سبب قانوني على الإطلاق – محدودة بالنية والإهمال الجسيم. ولا تتأثر مسؤولية موفري الخدمة المفوضين بهذا الأمر. ويشارك الأشخاص في المؤتمر على مسؤوليتهم الخاصة. ولا تكون الاتفاقيات الشفهية ملزمة إذا لم يتم تأكيدها كتابيًا من قبل الهيئة اللوجستية للمؤتمر(Conference Consortium) .