Termes et Conditions
Inscription à la Conférence
Tous les participants doivent s'inscrire à la conférence par le biais de l’inscription en ligne. Les catégories de coût de la conférence, ainsi que les dates butoir associées sont accessibles sur le site web de la conférence et dans le cadre de l’inscription en ligne. L’inscription sera seulement confirmée sur reçu du paiement total. A condition de places libres, l’inscription à la conférence peut être complétée, en personne, sur site de l’évènement et sera à la hauteur du coût de participant ‘Inscription Tardive’.
Pour bénéficier de la ‘Réduction tarifaire’ des participants vous devez entrer dans a&u moins une des catégories suivantes:
- Participants travaillant et/ou résidant des pays de ‘Bas PIB’ et ‘Moyen PIB’ qui n’apparaissent pas dans la liste de la Banque Mondiale de ‘Hauts PIB’. Cliquer ici pour vérifier la liste
- Etudiants à plein temps et non rémunérés (des justificatifs de situation peuvent être demandés)
- Participants non salariés, incluant ceux travaillant comme Volontaires/Bénévoles pour les organisations et services œuvrant dans l’usage de drogues (des justificatifs de situation peuvent être demandés).
Le paiement du coût de participant inclut :
- La participation à toutes les séances pendant les cinq jours de la conférence
- Un sac de conférence contenant les documents et matériels relatifs à la conférence remis à l’arrivée à l’évènement
- L’accès aux expositions et à l’aire de réseau durant toute la conférence
- Un cyber café gratuit pour pouvoir recevoir des mails importants et autres communications
- Collation le matin, déjeuner, et collation l’après-midi du lundi 4 au jeudi 7avril
- Une invitation à la Cérémonie des Récompenses de l’Harm Reduction International et à la soirée festive de la conférence, tenue dans un lieu local près du centre de conférence, le soir du mercredi 6 avril, avec une boisson offerte et des petits canapés
Nous vous prions de prendre note que les coûts de voyage et hébergement ne sont pas inclus dans le coût des participants. Pour réserver votre hôtel, voir le lien hypertexte
Confirmation/Obtention d’un Reçu de Paiement
Une ‘Confirmation/Reçu de Paiement’ sera envoyée par E-mail après que le Consortium de Conférence ait reçu une inscription dûment complétée et le paiement total correspondant. Les participants seront requis de présenter cette ‘Confirmation/Reçu de Paiement’ à l’accueil d’arrivée à la conférence comme preuve d’inscription et de paiement.
Moyens de Paiement
Les coûts d’inscription devraient être payés en Dollars Américains ($). Les paiements effectués dans d’autres monnaies seront pris en compte au taux d’échange en cours, accessible sur le site d’inscription en ligne, le jour de réception du paiement complet. Si le paiement est fait par transfert de banque, tous les frais de banque et de transfert doivent être prépayés par l’expéditeur. Veuillez indiquer votre nom et numéro d’inscription en référence à tout transfert bancaire et autres communications.
Changer le Nom d’Inscription
Si un participant ne peut pas venir, une autre personne peut participer à sa place. Néanmoins cette personne devrait informer les organisateurs par E-mail avant le 15 mars 2011 et apporter le reçu confirmant le paiement du coût d’inscription pour la personne l’ayant effectué à l’origine afin de le présenter à l’accueil d’arrivée de la conférence
Conditions d’Annulation
Une Demande d’Annulation doit être faite par écrit et envoyée au Consortium de Conférence par E-mail. La demande doit être accompagnée des détails bancaires du compte sur lequel un remboursement pourrait être accordé.
- Si la demande écrite d’annulation est reçue avant 17h00 GMT le vendredi 18 février 2011, 80% du coût d’inscription seront remboursés.
- Si la demande écrite d’annulation est reçue avant 17h00 GMT le vendredi 5 mars 2011, 50% du coût d’inscription seront remboursés. Nous regrettons qu’aucun remboursement d’annulation ne sera accordée pour les annulations reçues après cette date, néanmoins une autre personne peut participer (voir paragraphe ci-dessus pour les détails).
Une annulation ne devient effective qu’après réception d’une reconnaissance écrite par le Consortium de Conférence.
En cas de dépassement de paiement ou double paiement, une requête de remboursement doit être faite par écrit et envoyée au Consortium de Conférence, par E-mail avant 17h00 GMT le vendredi 27 mai 2011. Les remboursements accordés seront faits de la manière que la transaction d’origine. Pour les paiements effectués par transfert bancaire, la demande d’annulation doit indiquer un compte en banque sur lequel un remboursement peut être effectué. Toute charge bancaire associée à un remboursement sera décomptée de la somme remboursée.
Aucun crédit ne sera accordé pour non participation aux évènements, arrivée tardive ou départ anticipé.
Annulation de la Conférence
Dans le cas où la conférence ne pourrait pas se tenir, ou soit reportée dû à des évènements hors cadre du contrôle des organisateurs (cas de force majeure) ou dû à des évènements non imputables à une mauvaise intention ou grave négligence des organisateurs, les organisateurs de la conférence ne peuvent être tenus responsables par les participants pour les dommages, coûts, pertes encourues, tels que les frais de transport, hébergement, pertes financières, etc.
Dans ces circonstances, les organisateurs de la conférence se réservent le droit de, soit, retenir la totalité du coût d’inscription et l’utiliser pour une future conférence, ou de rembourser le participant après déduction des coûts déjà encourus pour l’organisation de la conférence et qui ne pourraient pas être obtenus d’une tierce partie.
Modification du Programme
Les organisateurs de la conférence se réservent le droit de modifier le programme. Tout changement nécessaire sera notifié aux participants dès que possible.
Perte des Badges de Participant
Le badge de participant à la conférence doit être porté à tout moment durant la conférence. L’accès aux différentes facilités ne sera pas accordé sans ce dernier. Si un participant perd ou oublie son badge, un surcoût de 50 Dollars Américain sera demandé pour l’obtention d’un nouveau badge. Une fois qu’un nouveau badge de participant est établi le précédent devient caduc.
Lettres d’Invitation
Une ‘Lettre d’Invitation’ sera émise seulement après qu’un participant se soit inscrit pour la conférence et que le paiement ait été reçu dans sa totalité. La ‘Lettre d’Invitation’ ne constitue aucune obligation financière de quelque manière que ce soit pour les organisateurs de la conférence. Toutes les dépenses relatives à la participation à la conférence, restent de l’entière et unique responsabilité du participant.
Conditions d’Obtention de Visa
Il est de la seule responsabilité des participants de s’assurer qu’ils remplissent les conditions d’obtention d’un visa pour assister à la conférence. Les participants qui nécessite un visa doivent prévoir suffisamment de temps pour que la procédure s’effectue. Les participants devraient contacter l’ambassade ou le consulat du Liban le plus proche pour connaître les conditions et la durée pour le traitement de leur demande visa.
A la discrétion des organisateurs de la conférence uniquement, l’inscription peut être remboursée, après la conférence, avec une déduction de 100 Dollars Américains pour frais de remise, si le visa a été demandé en temps voulu et avec la présentation de preuve qu’un visa n’a pas pu être accordé malgré la bonne soumission de tous les documents requis. Les organisateurs de la conférence ne peuvent pas contacter directement les ambassades ou consulats pour les demandeurs de visa.
Protection des données et Partage des Détails de Contacts
Le Consortium de Conférence réunira et stockera toute donnée personnelle pour la préparation et le déroulement de ‘Réduction des Dommages 2011. La protection des données est garantie en accord avec la législation de protection des données en vigueur au Royaume Uni.
De surcroît, le Consortium de Conférence partage périodiquement les détails de contacts des participants avec des tierces parties qui pourraient utiliser ces détails pour contacter des participants en rapport avec des activités de la conférence ou autres communications qui pourraient présenter un intérêt. De fait, les données peuvent être transmises à des tierces parties à moins qu’autrement, explicitement spécifié par le participant sur le formulaire d’inscription.
Responsabilité
Les organisateurs de la conférence seront tenus responsables d’un devoir d’attention en accord avec les définitions statutaires. La responsabilité des organisateurs de la conférence – qu’elles que soient les raisons légales- sera limitée à intention de nuire et grave négligence. La responsabilité de services commissionnés restera non affectée. Les participants prendront part à la conférence à leur propre risque. Les accords verbaux ne constitueront pas une obligation s’ils n’ont pas été confirmés par écrit par le Consortium de Conférence.